Levantamento de Requisitos · Confidencial
Como o seu escritório trabalha hoje
Para personalizar nossa apresentação e moldá-la à realidade do seu escritório, pedimos que preencham as informações abaixo. Não há respostas certas ou erradas — queremos entender a rotina como ela é hoje.
Identificação
Estrutura e equipes
Como é feita hoje a divisão de equipes?
Por sistemas, por clientes, por grupos de clientes, por ramo de atividade, por regime tributário — ou outro critério.
Cada equipe possui um gestor ou coordenador?
Se sim, como ele confere hoje as atividades de cada pessoa da equipe?
Quantos colaboradores vocês têm, e como o trabalho é dividido?
Por cliente ou por departamento (fiscal, contábil, pessoal/folha, societário).
Certificados digitais
Como é feito hoje o controle de vencimento dos certificados?
Planilha, agenda, sistema, controle na memória — descreva o método atual.
Quantos certificados vocês gerenciam ao todo, e de quais tipos?
Some os do escritório e os dos clientes. Marque os tipos que existem:
Já aconteceu de um certificado vencer e travar uma obrigação?
Se sim, o que deu errado e qual foi o impacto?
Quem precisa ser avisado do vencimento, e com quanta antecedência?
Obrigações e calendário fiscal
Quais obrigações vocês acompanham?
Marque as que se aplicam e use o campo para complementar.
O calendário de prazos é montado manualmente ou já vem de algum sistema?
Se vem de um sistema, qual?
Gestão de clientes
Que informações de cada cliente são indispensáveis ter à mão?
CNPJ, regime, sócios, contatos, acessos a portais — descreva o tipo de informação, sem incluir os dados em si.
Como é o processo de entrada de um cliente novo (onboarding)?
Quantos passos, quanto tempo, quem participa.
Vocês precisam controlar o status do cliente?
Ativo, inadimplente, em processo de encerramento, distrato — quais status usam?
Documentos e portal do cliente
Como os clientes enviam documentos hoje, e qual o volume mensal?
E-mail, WhatsApp, papel, drive — e uma estimativa de quantidade por mês.
Faria diferença ter um portal onde o cliente envia e baixa documentos sozinho?
Ou vocês acham que os clientes resistiriam a mudar o canal atual?
Existe alguma exigência de guarda ou prazo de retenção desses documentos?
Compliance e LGPD
Como vocês tratam dados pessoais sensíveis hoje?
Folha, sócios, certificados. Existe algum termo, política ou controle de acesso interno?
Visão geral
Se tivessem que apontar as 3 tarefas que mais consomem tempo na rotina, quais seriam?
Essa é a pergunta mais importante — fiquem à vontade para detalhar.
Ao terminar, clique em Enviar respostas — elas chegam direto ao escritório. Se preferir, você também pode imprimir/salvar em PDF.
Tratamento de dados conforme a LGPD (Lei nº 13.709/2018). As informações enviadas são usadas exclusivamente para elaborar nossa proposta e são tratadas de forma confidencial, não sendo compartilhadas com terceiros. A qualquer momento você pode solicitar a consulta, correção ou exclusão dos seus dados.